¿Hay plataformas CAE gratuitas? Quién paga de verdad la CAE

La pregunta, tal y como se hace, no tiene respuesta

«¿Hay plataformas CAE gratuitas?» es de las cosas que más se buscan del sector, y casi todo lo que se ha escrito para contestarla lo ha escrito alguien que vende una plataforma. Nosotros también vendemos una: ClickObra está en la lista de más abajo, con su precio, y conviene saberlo antes de seguir leyendo.

Dicho eso, la pregunta está mal planteada, y no por capricho. En la coordinación de actividades empresariales siempre hay dos lados: el que exige los papeles —el contratista principal, que es quien responde de dejarte entrar— y el que los entrega —la subcontrata o el autónomo—. Una plataforma no es gratuita o de pago sin más: es gratuita para uno de los dos lados y la paga el otro.

Así que la pregunta útil es otra, y es la que contesta este artículo: gratis ¿para quién?, y qué acaba pagando el que no es ese.

Los dos modelos que se ven en España

Modelo red, o de comunidad. La plataforma no le cuesta nada al contratista principal, que es quien la impone, y cobra a cada empresa que quiere entregarle documentación. La cuenta sale porque por cada contratista hay decenas o centenares de subcontratas. Si trabajas para seis constructoras que usan seis redes distintas, te das de alta seis veces.

Modelo licencia. Lo paga el contratista, como cualquier otro programa que compra, y sus subcontratas suben la documentación sin coste. Aquí el precio suele ir por tramos —hasta 10 contratas, hasta 25, hasta 50— y a veces también por usuario o por obra.

Y hay mezclas: gratis para la subcontrata hasta cierto número de documentos, gratis el primer alta y de pago la renovación, o gratis el acceso y de pago la «validación documental». El nombre comercial cambia cada temporada; lo que hay que mirar es siempre lo mismo, quién firma la factura y cada cuánto.

De los dos modelos hay ejemplos comprobables en la web de cada uno. Dokify publica una licencia temporal de 34,99 € que paga la empresa contratada, no la principal. DocuPRL, UCAE y ClickObra publican una cuota mensual que paga la empresa principal. Lo que no hemos encontrado en ninguna parte es una plataforma que no le cobre a ninguno de los dos.

Lo que hoy se puede comprobar, y con qué fecha

De las 18 plataformas CAE que hemos mirado una a una, en su propia web y el 20 de septiembre de 2026, solo cuatro publican su tarifa. Diez la dan por presupuesto o tras una demo. De cuatro no hemos podido comprobarlo porque su web no contesta a una consulta automática, y decir de ellas que no publican precio sería afirmar algo que no hemos visto.

Las cuatro que lo publican, con quién paga ese precio según su propia web: ClickObra, 29 €/mes pagando el año, la empresa principal. DocuPRL, desde 34 €/mes, la empresa principal. Dokify, 34,99 € la licencia temporal de hasta 3 elementos y 5 días de carga, la empresa contratada. UCAE, desde 80 €/mes, la empresa principal. Todos sin IVA.

Dos de las que sí publicaban tarifa hace tres semanas la han retirado: SGRED, que anunciaba «desde 80 €/mes», y PlayCAE, que anunciaba 199 €/mes. Las dos entre el 2 y el 20 de septiembre de 2026. Cualquier lista de precios del sector caduca en semanas, incluida la nuestra: por eso cada dato de la comparativa lleva el enlace a la página exacta donde se miró y el día en que se miró.

El coste que no sale en ninguna factura

Hay una parte del coste del CAE que no cobra nadie y la paga siempre el mismo: el tiempo. Una subcontrata mediana con seis clientes mantiene seis altas, seis formatos y seis calendarios de caducidad distintos. La misma póliza de responsabilidad civil se acepta en una plataforma y se rechaza en otra por el sello.

Ese trabajo no se factura y se paga entero: son horas de quien lleva la administración, y son entradas en obra que se caen un lunes por un certificado que venció el viernes. Cuando el coste de una plataforma es cero, ese coste sigue estando; solo ha cambiado de sitio.

Por eso la pregunta que aclara una oferta «gratuita» no es cuánto cuesta el alta, sino: ¿gratis también cuando caduca un documento y hay que volver a subirlo? ¿Gratis el segundo usuario? ¿Gratis la obra número tres?

Seis preguntas que separan lo gratis de lo que lo parece

¿Quién firma la factura? Es la única pregunta que hay que hacer primero. Si la respuesta es «el contratista no paga», pregunta por la segunda mitad de la frase.

¿Se cobra por empresa, por obra, por usuario o por documento? Una cuota por obra parece pequeña hasta que llevas cuatro obras a la vez. Una cuota por usuario acaba decidiendo quién puede mirar el expediente, que es justo lo que no debería decidir un precio.

¿Hay tramos? Casi todas las plataformas que no publican precio cobran por tramos de subcontratas. La tarifa de escaparate es la del tramo más bajo, y el tramo se salta solo: basta una obra grande.

¿Qué pasa cuando caduca? Un certificado de estar al corriente o un TC son documentos vivos. Si el alta cubre «5 días de carga» o «3 elementos», lo que has comprado no es el acceso a la plataforma: es una ventana.

¿Puedo sacar mis documentos? El expediente lo has montado tú. Conviene saber antes de empezar si te lo puedes llevar y en qué formato, porque el día que quieras cambiar de plataforma esa respuesta vale dinero.

¿El alta caduca? En el modelo red muchas altas son anuales. Un año después vuelve a haber factura, aunque no hayas subido ni un papel nuevo.

Lo que no te vamos a decir

No te vamos a decir qué plataforma CAE es mejor que otra, ni cuál se usa más, y no es prudencia comercial. De la calidad de un programa que no hemos usado no podemos decir nada honesto; y sobre el uso, no existe ningún dato público de cuota de mercado en España. No hay registro, no hay censo y nadie audita las cifras de usuarios que publica cada uno. Cualquier ranking de «las más utilizadas» que leas no está medido: está construido con el criterio que le conviene a quien lo publica, y eso nos incluye.

Lo que sí se puede hacer es publicar solo lo que cualquiera puede rehacer: qué dice hoy la web de cada plataforma, en qué página lo dice y qué día se miró. Eso es lo que hay en nuestra comparativa, y por eso lleva también las cuatro plataformas que no hemos conseguido comprobar.

Y sobre quién debe pagar la herramienta, la ley no dice nada. El artículo 24 de la Ley 31/1995 y el Real Decreto 171/2004 obligan a cooperar y a intercambiar información, y ponen la obligación en el titular del centro de trabajo; con qué programa se hace eso, y quién lo paga, es una condición del contrato. Que sea contractual significa que se negocia antes de firmar, no después.