Qué documentos te van a pedir para entrar en una obra

Por qué te los piden, que no es burocracia

Cuando dos empresas trabajan en el mismo sitio, la ley obliga a que se coordinen. Sale del artículo 24 de la Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales y lo desarrolla el Real Decreto 171/2004: hay deber de cooperar, de informarse de los riesgos que cada uno trae y de dar instrucciones. En una obra de construcción se suma el Real Decreto 1627/1997, que añade el plan de seguridad y salud, el coordinador y el libro de incidencias.

La parte que casi nadie cuenta es la segunda: además de la prevención está el artículo 42 del Estatuto de los Trabajadores, que hace al empresario principal responsable de deudas salariales y de Seguridad Social de sus contratas de propia actividad, y le obliga a comprobar que están al corriente. De ahí salen los certificados. No te los piden por desconfianza: te los piden porque si no los piden, responden ellos.

Por eso la lista se parece tanto de una obra a otra aunque cada plataforma CAE la presente distinta. Lo que cambia es el orden de las casillas; lo que hay detrás son las mismas cuatro leyes.

De la empresa

Seguro de responsabilidad civil. Lo emite tu aseguradora, y lo que se pide no es la póliza entera sino el certificado con el capital asegurado, la vigencia y, cada vez más, el recibo de la prima pagada. Muchos pliegos exigen un capital mínimo —600.000 € es una cifra frecuente en obra privada—; míralo antes de firmar, porque ampliarlo tarda y no se hace en un día.

Estar al corriente con la Seguridad Social. Se descarga de la sede electrónica de la Seguridad Social, al instante y gratis. La norma no le fija una caducidad general, así que en la práctica la fija quien te lo pide: tres meses es lo habitual, y hay obras que lo piden mensual.

Estar al corriente con Hacienda. Aquí hay un detalle que ahorra viajes: existe un certificado específico para contratistas y subcontratistas, el del artículo 43.1.f de la Ley General Tributaria, que es el que exonera al que te contrata de la responsabilidad subsidiaria por tus deudas tributarias. Ese tiene una validez de doce meses desde su expedición, no tres. Si te están pidiendo uno nuevo cada trimestre, puede que estés sacando el genérico en vez del bueno.

Los dos certificados de Hacienda llevan dentro un Código Seguro de Verificación, y con él cualquiera puede cotejar contra la sede que el documento es el que la AEAT emitió y no un PDF retocado.

Alta en el REA, si vas a ejecutar obra. Es la que más gente se salta y la que más rápido te deja fuera, porque no la concede nadie de la obra: o estás inscrito en el Registro de Empresas Acreditadas o no estás, y se comprueba en un minuto.

Escritura, poderes y CIF cuando la contrata es de cierto tamaño, para saber quién firma. Y el modelo 303 o el recibo de autónomos si eres autónomo, que es como se acredita la actividad.

De la organización preventiva

Modalidad preventiva. Hay que decir cómo tienes organizada la prevención —asunción por el empresario, trabajador designado, servicio de prevención propio, mancomunado o ajeno— y acreditarlo. Si es ajeno, con el contrato con el servicio de prevención y las especialidades concertadas; y ahí está el motivo de rechazo más silencioso: haber concertado tres especialidades técnicas y no la vigilancia de la salud, o al revés.

Evaluación de riesgos y planificación preventiva del trabajo concreto que vas a hacer, no una genérica. Es la que más se rechaza, porque se manda la de la empresa en vez de la de la obra. Una evaluación que no nombra el tajo, ni los riesgos de ese tajo, ni las medidas que vas a tomar allí, es una evaluación de otra cosa.

Adhesión al plan de seguridad y salud de la obra. Te lo da el contratista principal y tienes que leerlo y firmarlo: al firmarlo asumes las medidas que ese plan fija para tu trabajo. Si tu actividad no está contemplada, lo que toca no es firmar igual, es pedir el anexo.

Designación del recurso preventivo cuando tu trabajo lo exige —trabajos con riesgos especialmente graves, los del anexo II del Real Decreto 1627/1997—, con su formación acreditada y su nombre. No es un cargo honorífico: tiene que estar presente en el tajo mientras se hace ese trabajo.

De cada trabajador que pisa la obra

Formación en prevención adecuada a su puesto. En construcción lo que se pide casi siempre es la del Convenio General del Sector: la Tarjeta Profesional de la Construcción, que acredita la formación inicial y la del oficio. Ojo con el detalle que más discusiones genera: la formación es por oficio, así que el albañil con su formación de albañilería no está acreditado para montar andamios.

Información de riesgos y entrega de equipos de protección individual, firmadas por él y con fecha. Son los artículos 18 y 17 de la Ley de Prevención. El papel firmado en blanco «por si acaso» al entrar en la empresa no sirve: tiene que referirse a los riesgos de ese puesto.

Aptitud médica. La vigilancia de la salud del artículo 22 es voluntaria para el trabajador salvo en los casos que la propia ley excepciona, así que lo que se aporta es el certificado de aptitud o la renuncia firmada cuando procede. Lo que nunca se aporta —ni se puede pedir— es el resultado del reconocimiento: el empresario recibe la aptitud, no el diagnóstico.

Alta en la Seguridad Social. Normalmente el Informe de Trabajadores en Alta (ITA) de la empresa, y en muchas obras además la RNT —la relación nominal de trabajadores, lo que antes se llamaba TC2— del último mes, para ver que ese trabajador concreto está cotizando.

Y si el trabajador viene de una empresa de trabajo temporal, el contrato de puesta a disposición y la acreditación de que la ETT le ha dado la formación e información del puesto. En construcción hay puestos vetados a la puesta a disposición: conviene mirarlo antes de contar con ese refuerzo.

De la maquinaria y los equipos

Declaración de conformidad y marcado CE, manual de instrucciones en castellano y el registro del último mantenimiento o inspección según el equipo. Es el Real Decreto 1215/1997 el que exige que los equipos sean adecuados y se mantengan.

Inspecciones periódicas en lo que las tiene: grúas torre y grúas móviles autopropulsadas tienen las suyas por sus instrucciones técnicas, y las plataformas elevadoras, los equipos a presión y los aparatos de elevación llevan su propio calendario. Un certificado de puesta en servicio no sustituye a la revisión anual.

Acreditación del operador en lo que la requiere: gruista de torre, operador de grúa móvil, de plataforma elevadora, carretillero. Es formación específica del equipo, no vale la general del oficio.

Y para el andamio: plan de montaje, uso y desmontaje cuando la altura o la configuración lo exigen, con el acta de montaje firmada por persona competente. Es lo que convierte un andamio en un andamio y no en una torre de piezas.

Lo que caduca, y cuándo

La mitad de los rechazos no son por falta de documento: son por fecha. Y las fechas no van todas al mismo ritmo.

Lo que caduca rápido: los certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y el genérico de Hacienda, que en la práctica valen lo que diga la obra —tres meses es lo normal—, y la RNT, que es mensual.

Lo que caduca al año: el seguro de responsabilidad civil con su recibo, el certificado específico de contratistas del artículo 43.1.f, la aptitud médica en la mayoría de los protocolos y buena parte de las revisiones de equipos.

Lo que casi no caduca pero cambia: la evaluación de riesgos —se revisa cuando cambian las condiciones, y una obra nueva ES un cambio de condiciones—, la modalidad preventiva y el alta en el REA, que dura tres años pero se renueva dentro de los seis meses anteriores a que expire.

El truco que ahorra más tiempo es tonto y funciona: una carpeta con la fecha de caducidad apuntada al lado de cada documento, y revisarla el día 1. La mayor parte del tiempo que se pierde en CAE no es reunir papeles, es descubrir el martes que el certificado que mandaste caducó el viernes y que la obra ya no te deja entrar.

Los cinco motivos por los que te rechazan un documento

Está caducado, o caduca antes de que acabe tu trabajo en la obra. Algunas plataformas lo avisan; otras lo rechazan y ya.

Es genérico. La evaluación de riesgos de la empresa en vez de la del tajo, la formación de nivel básico en vez de la del oficio, el certificado de Hacienda general en vez del de contratistas.

No coincide el nombre o el CIF. Un certificado a nombre de la matriz cuando quien firma el contrato es la filial, o un trabajador que figura en la RNT de otra sociedad del grupo.

Le falta la firma o la fecha. La adhesión al plan de seguridad sin firmar, la entrega de EPI sin fecha, el acta de montaje del andamio sin nombre de quien lo montó.

Está reimpreso. Un PDF oficial vuelto a imprimir desde el navegador pierde la firma electrónica y muchas veces también el aspecto del original. Si te llega uno de Hacienda y quieres asegurarte, se coteja contra la sede con el código que lleva dentro; el resultado es sí o no, sin discusión.